l GDPR (Regolamento UE 2016/679) ha cambiato profondamente il modo in cui le aziende devono gestire e proteggere i dati personali. Quando si parla di protezione dei dati, si pensa subito a firewall, antivirus e sistemi informatici. Ma c’è un aspetto spesso sottovalutato: la sicurezza fisica dei documenti cartacei e degli archivi aziendali.
L’arredo ufficio, se scelto in modo consapevole, può diventare uno strumento concreto di tutela e conformità normativa.
GDPR e protezione fisica dei dati: cosa prevede la normativa
Il GDPR impone al titolare del trattamento di adottare “misure tecniche e organizzative adeguate” per garantire la sicurezza dei dati personali. Questo include anche:
Protezione da accessi non autorizzati
Prevenzione di smarrimento o sottrazione di documenti
Limitazione dell’accesso ai soli soggetti autorizzati
Se in azienda vengono conservati contratti, fascicoli del personale, documentazione sanitaria o dati sensibili dei clienti, è fondamentale predisporre sistemi di archiviazione sicuri e controllati.
Ed è qui che entra in gioco l’arredo.
Armadi blindati e armadi metallici con serratura
Gli armadi blindati per ufficio rappresentano una soluzione ideale per conservare documenti riservati. Sono realizzati con strutture rinforzate, serrature di sicurezza e, in alcuni casi, sistemi anti-effrazione certificati.
I vantaggi principali:
Maggiore protezione contro furti o manomissioni
Accesso controllato tramite chiave o combinazione
Struttura resistente e durevole nel tempo
Anche gli armadi metallici con serratura sono una soluzione efficace per studi professionali, uffici amministrativi e aziende che trattano dati personali su supporto cartaceo.
Cassettiere con serratura per postazioni operative
Non sempre è necessario un armadio blindato. In molti casi, soprattutto negli open space, è sufficiente dotare ogni postazione di una cassettiera con serratura individuale.
Questo permette di:
Proteggere documenti personali o sensibili
Evitare che pratiche e fascicoli restino esposti sulle scrivanie
Garantire maggiore ordine e organizzazione
Una soluzione semplice ma fondamentale per ridurre il rischio di accessi non autorizzati.
Archiviazione centralizzata e controllo degli accessi
Per le aziende strutturate è consigliabile prevedere aree archivio dedicate, con mobili specifici per la conservazione documentale:
Armadi ad ante battenti con chiusura centralizzata
Armadi scorrevoli salvaspazio con serratura
Sistemi modulari per archivi riservati
Separare fisicamente l’area archivio dagli spazi operativi migliora la sicurezza e dimostra un approccio organizzativo coerente con i principi del GDPR.
Scrivanie con gestione documentale integrata
Anche la scelta della scrivania può incidere sulla protezione dei dati. Modelli con:
Cassetti integrati chiudibili
Passacavi per evitare disordine
Pannelli schermanti per maggiore privacy
contribuiscono a ridurre l’esposizione accidentale di documenti o informazioni visibili a terzi.
Perché l’arredo è parte della compliance GDPR
Essere conformi al GDPR non significa solo redigere informative e nominare responsabili del trattamento. Significa anche dimostrare di aver adottato misure concrete e proporzionate per la protezione dei dati.
Un arredo adeguato:
Riduce il rischio di violazioni
Migliora l’organizzazione interna
Trasmette professionalità e affidabilità ai clienti
Investire in mobili per la protezione dei dati non è un costo, ma una tutela per l’azienda.
Soluzioni professionali per la sicurezza documentale
Su https://www.jumboffice.it è possibile trovare soluzioni specifiche per l’arredo ufficio orientato alla sicurezza: armadi metallici, cassettiere con serratura, sistemi di archiviazione modulari e arredi progettati per garantire funzionalità e protezione.
Ogni realtà aziendale ha esigenze diverse: studi professionali, ambulatori, aziende strutturate o piccole imprese necessitano di soluzioni personalizzate.
Se desideri migliorare la protezione dei documenti nella tua azienda, visita il sito, vieni a trovarci presso i nostri showroom oppure contattaci per una consulenza dedicata.
La sicurezza dei dati inizia anche dall’arredo.